Checklist gửi email vào inbox cho cửa hàng nhỏ

Ít điều nào làm chủ cửa hàng bực mình hơn việc khách nói rằng email xác nhận đơn hàng không bao giờ đến. Thường thì email đã được gửi đi và lặng lẽ bị xếp vào thư mục spam. Các nhà cung cấp hộp thư ngày càng khắt khe về việc tin ai, nên vài thiết lập nhỏ trên tên miền của bạn giờ đây rất quan trọng. Checklist này giải thích chúng bằng ngôn ngữ đơn giản và chỉ ra những điều cần nhờ nhà cung cấp email hoặc lập trình viên xác nhận.

Ba bản ghi chứng minh bạn là chính bạn

Hãy xem đây là các bước kiểm tra danh tính mà máy chủ thư nhận chạy trên mọi thư tự nhận đến từ tên miền của bạn.

SPF liệt kê những máy chủ được phép gửi thư cho tên miền của bạn.
DKIM thêm chữ ký số, để bên nhận xác nhận thư thực sự đến từ tên miền của bạn và không bị thay đổi trên đường đi.
DMARC cho bên nhận biết phải làm gì khi thư không qua các bước kiểm tra đó, và gửi cho bạn báo cáo về việc ai đang dùng tên miền của bạn.

Đây là các bản ghi DNS, được thiết lập tại nơi quản lý tên miền của bạn. Công cụ email hoặc bản tin của bạn thường cung cấp chính xác các giá trị cần dán vào. Một số công cụ còn cho phép kiểm tra trạng thái ngay từ trang cài đặt của họ.

Google mong đợi gì

Hướng dẫn dành cho người gửi do Google công bố định nghĩa người gửi hàng loạt (bulk sender) là người gửi gần 5.000 thư trở lên đến các địa chỉ Gmail cá nhân trong một ngày. Khi bạn vượt qua ngưỡng đó, Google coi bạn là người gửi hàng loạt từ đó về sau. Với những người gửi này, Google yêu cầu SPF và DKIM, cùng một bản ghi DMARC có ít nhất chính sách chỉ giám sát, và tên miền trong From phải khớp với một trong hai bản ghi còn lại. Thư marketing cần có hủy đăng ký một cú bấm (one-click unsubscribe), và Google yêu cầu người gửi thực hiện yêu cầu trong vòng 48 giờ. Các thư giao dịch như đặt lại mật khẩu và xác nhận đơn hàng không thuộc quy tắc hủy đăng ký này.

Ngay cả một cửa hàng nhỏ gửi ít hơn nhiều so với mức đó cũng được lợi từ cùng thiết lập này. Hướng dẫn của Postmark khuyến nghị SPF, DKIM và DMARC cho mọi tên miền gửi thư.

Bắt đầu DMARC ở chế độ giám sát

Hướng dẫn DMARC của Postmark mô tả một lộ trình nhẹ nhàng:

Công bố bản ghi DMARC với chính sách đặt là none, chỉ để giám sát. Bản ghi có một địa chỉ nhận các báo cáo tổng hợp, vì vậy hãy dùng địa chỉ bạn có đọc.
Xem các báo cáo khi chúng đến. Chúng cho thấy mọi hệ thống đang gửi thư thay mặt tên miền của bạn và từng hệ thống có qua các bước kiểm tra không. Một công cụ đọc báo cáo miễn phí giúp các tệp thô dễ theo dõi hơn nhiều.
Đảm bảo mọi bên gửi hợp lệ đều qua kiểm tra: nhà cung cấp email, công cụ bản tin, helpdesk và các hệ thống khác.
Chỉ sau khi mọi thứ đều qua kiểm tra ổn định, hãy cân nhắc chuyển sang quarantine rồi reject, tăng dần từng bước.
Tiếp tục đọc các báo cáo sau đó, vì thay đổi DNS hoặc công cụ gửi thư có thể làm hỏng thư hợp lệ.

Đừng vội. Nhảy thẳng sang chính sách nghiêm ngặt có thể chặn chính email hợp lệ của bạn.

Giữ tỷ lệ khiếu nại thấp

Google yêu cầu người gửi giữ tỷ lệ spam do người dùng báo cáo dưới 0,1% và không bao giờ chạm 0,3%. Các con số này được tính hằng ngày và xem được trong Postmaster Tools của Google. Những cách thực tế để giữ ở mức thấp không có gì bí ẩn:

Chỉ gửi email cho những người đã yêu cầu nhận tin từ bạn.
Làm cho việc hủy đăng ký dễ dàng và rõ ràng. Một lối thoát đơn giản tốn của bạn ít hơn một lượt báo spam.
Xóa các địa chỉ bị trả về (bounce).
Gửi với nhịp độ đều đặn thay vì những đợt gửi lớn và hiếm hoi.

Tách email đơn hàng khỏi email marketing

Postmark gợi ý giữ thư giao dịch tách biệt với thư quảng bá, ví dụ trên một subdomain hoặc luồng gửi khác, để một chiến dịch bị đón nhận kém không kéo theo các email xác nhận đơn hàng. Với những thư giao dịch đó, hướng dẫn của họ bổ sung vài thói quen tốt:

Dùng tên cửa hàng dễ nhận ra trong trường From, không dùng nhãn no-reply chung chung.
Giữ dòng tiêu đề ngắn, khoảng năm mươi ký tự hoặc ít hơn, và đặt thông tin chính lên đầu.
Cung cấp phiên bản văn bản thuần (plain-text) bên cạnh bản có thiết kế.
Chuyển hướng thư trả lời về một hộp thư thực sự có người đọc.
Ghi ngày giờ chính xác thay vì các từ như hôm nay, đặc biệt với các liên kết sẽ hết hạn.
Thử trên điện thoại.

Tự kiểm tra nhanh

Gửi thử một email xác nhận đơn hàng đến một địa chỉ Gmail cá nhân và một nhà cung cấp khác.
Kiểm tra mỗi thư rơi vào hộp thư đến, tab Promotions hay spam.
Mở chi tiết thư và tìm kết quả pass cho SPF, DKIM và DMARC.
Bấm vào liên kết hủy đăng ký của chính bạn trong một bản tin thử và xác nhận nó hoạt động.
Lặp lại sau mỗi lần đổi công cụ email, nơi đặt tên miền hoặc nền tảng cửa hàng.

Khi nào nên gọi lập trình viên

Hãy nhờ hỗ trợ khi các bản ghi DNS xung đột, khi một tên miền có nhiều công cụ gửi thư thay mặt, khi email đơn hàng hoàn toàn không gửi được, hoặc khi mẫu thông báo của nền tảng cần được làm lại. Vì các bản ghi nằm trong cài đặt tên miền và có thể ảnh hưởng đến toàn bộ email công ty, nên nhờ người có kinh nghiệm xem lại các thay đổi là điều khôn ngoan. Trang dịch vụ của chúng tôi phác thảo cách chúng tôi có thể giúp, và nếu bản thân các email cần làm mới, hãy xem các theme của chúng tôi để chọn thiết kế gian hàng đồng bộ.